RPA在貿(mào)易公司財(cái)務(wù)部門的應(yīng)用場景

　　隨著智能化和自動(dòng)化的快速發(fā)展，在各個(gè)行業(yè)中都有很多技術(shù)和軟件的應(yīng)用，RPA在金融、銀行、制造業(yè)、能源等行業(yè)中有很多應(yīng)用的場景，在貿(mào)易公司財(cái)務(wù)部門面臨著沒有自動(dòng)化技術(shù)來匹配業(yè)務(wù)場景的痛點(diǎn)，財(cái)務(wù)部門有很多系統(tǒng)使用RPA可以進(jìn)行跨系統(tǒng)的操作，減少財(cái)務(wù)工作人員的壓力，那么RPA在貿(mào)易公司財(cái)務(wù)部門的應(yīng)用場景有哪些？

 

　　一、貿(mào)易公司財(cái)務(wù)部門五大痛點(diǎn)

 

　　1、公司間系統(tǒng)不同步

 

　　總部訂單系統(tǒng)與分部系統(tǒng)之間存在斷點(diǎn)，導(dǎo)致總公司和分公司間的系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)同步，每天需要靠人工將總公司的訂單信息逐條輸入至國內(nèi)分公司的系統(tǒng)中，并生成PDF提貨單。公司的訂單數(shù)及訂單信息量大，有時(shí)一個(gè)訂單有50-60條不同的商品品名信息。

 

　　2、訂單轉(zhuǎn)換開票工作量大

 

　　分公司在完成訂單到收款單的轉(zhuǎn)換后，需要將數(shù)據(jù)輸入開票系統(tǒng)。零售業(yè)在開具發(fā)票時(shí)必須開具詳細(xì)的商品品名信息，大量的訂單信息，給財(cái)務(wù)人員帶來的是同等數(shù)量開票工作。

 

　　3、開票結(jié)果正確率無法保證

 

　　財(cái)務(wù)部門從訂單輸入到開票崗位安排多人處理，開票結(jié)果正確率無法保證。整個(gè)財(cái)務(wù)流程從訂單信息輸入、訂單信息轉(zhuǎn)換成費(fèi)用清單、最后上傳開票系統(tǒng)，整個(gè)過程需要兩名財(cái)務(wù)人員共同完成。其中，為規(guī)避差錯(cuò)，需在流程中設(shè)置審核崗位。

 

　　4、稅率折算差異需依賴手工調(diào)整

 

　　零售門店的折扣率在開票系統(tǒng)中的稅率折算差異需要手工調(diào)整等問題。

 

　　5、人力成本問題

 

　　雇傭成本逐年遞增、員工穩(wěn)定性、新員工的培訓(xùn)成本等。
 

 

　　二、RPA應(yīng)用于貿(mào)易公司財(cái)務(wù)場景

 

　　1.訂單錄入及提貨單導(dǎo)出流程

 

　　通過訂單數(shù)據(jù)樣本分析以及和業(yè)務(wù)操作人員的充分溝通，并通過測試系統(tǒng)的POC驗(yàn)證，利用RPA機(jī)器人為財(cái)務(wù)部門完成了訂單錄入及提貨單導(dǎo)出的RPA流程自動(dòng)化。

 

　　2.開票流程自動(dòng)化

 

　　RPA協(xié)助財(cái)務(wù)梳理開票流程，并解決了折扣開票、按票面限額自動(dòng)拆分開票數(shù)據(jù)、自動(dòng)調(diào)整開票尾差的難點(diǎn)，幫助財(cái)務(wù)部門實(shí)現(xiàn)開票全流程自動(dòng)化。RPA機(jī)器人監(jiān)控發(fā)票的電子郵件地址。當(dāng)發(fā)票到達(dá)時(shí)，它會將其轉(zhuǎn)發(fā)到發(fā)票數(shù)據(jù)提取工具。從發(fā)票中提取必要的數(shù)據(jù)。如果數(shù)據(jù)存在重大不確定性，機(jī)器人會通知工作人員查看發(fā)票。如果數(shù)據(jù)提取被認(rèn)為是成功的，則將數(shù)據(jù)輸送到記錄保存和支付系統(tǒng)中。

 

　　3.銀行對賬

 

　　財(cái)務(wù)共享中心的銀行對賬工作，通常需要針對十多家銀行的近百個(gè)銀行賬號進(jìn)行對賬作業(yè)并制作調(diào)節(jié)表格。在應(yīng)用RPA之前，這一切均需由人工操作完成。RPA項(xiàng)目上線后，RPA機(jī)器人會自動(dòng)登錄銀行網(wǎng)站下載電子對賬單并完成SAP格式轉(zhuǎn)換；自動(dòng)查找銀行賬戶的起始余額和報(bào)表號導(dǎo)入對賬單到SAP系統(tǒng)；通過將其與企業(yè)賬單對比生成不平賬單對賬記錄并郵件發(fā)送給相關(guān)人員；自動(dòng)打印所有對賬結(jié)果以及對賬調(diào)節(jié)表作紙質(zhì)版記錄。RPA的部署使公司的財(cái)務(wù)共享中心每天節(jié)約了大量的人工工時(shí)，RPA機(jī)器人的參與使整個(gè)過程準(zhǔn)確率達(dá)到100%。

 

　　4.進(jìn)銷項(xiàng)差額表提醒

 

　　在部署實(shí)施RPA前，進(jìn)銷項(xiàng)差額表提醒全部需由人工操作完成，需要公司業(yè)務(wù)人員分別在四個(gè)不同網(wǎng)站及表格中查找相關(guān)信息并匯總到一個(gè)Excel文件中。

 

　　RPA上線后，RPA機(jī)器人會定期從SAP系統(tǒng)下載所有部門的上月余額、本月帳載進(jìn)銷項(xiàng)稅額、海關(guān)待抵扣稅額等報(bào)表；遠(yuǎn)程訪問開票系統(tǒng)得到當(dāng)月實(shí)際開票增值稅專用和普通發(fā)票稅額合計(jì)，并計(jì)算出公司實(shí)際開票稅額；訪問共享盤上的增值稅納稅申報(bào)表獲取上月留抵稅額，并最終將所有相關(guān)數(shù)據(jù)匯總到差額表Excel文件中，最終郵件發(fā)送至相關(guān)人員。RPA幫助組織節(jié)省了80%的人力成本，并且將出錯(cuò)率降低至 0%。